Zen habits. Produktyvumas 2.0: kaip naujosios darbo taisyklės keičia žaidimą

Metų metus įvairios knygos, straipsniai ir tinklaraščiai apie produktyvumą aiškino, kaip tapti vis produktyvesniems: atlikti kuo daugiau darbų, multi-taskinti ar tiesiog tapti itin organizuotiems. Trumpai kalbant, jie išmokė mus, kaip tapti gerąja įmonės dalimi, kuri tik iš savęs nori vis daugiau. Bet tai yra senamadiškas produktyvumas, arba Produktyvumas 1.0.

Šiandien pažvelkime į Produktyvumą 2.0: naują taisyklių derinį, kuris daugeliui pasaulio darbuotojų pakeitė absoliučiai viską. Neatlikinėkite užduočių paskubomis – išmokite dirbti labiau susikaupę ir susitelkę ties viena užduotimi. Neplanuokite ir nedalyvaukite susirinkimuose ar pristatymuose – tiesiog pradėkite prekiauti savo idėja, produktais ar paslaugomis, ir nuolat visa tai tobulinkite. Negaiškite laiko organizavimui – juk turite rūpintis kur kas svarbesniais dalykais.

Prieš kurį laiką kalbėjau apie naująsias darbo taisykles. Dabar peržvelgsime, kaip tos naujosios taisyklės pakeitė patį produktyvumo žaidimą. Nors šios idėjos nėra išties naujos, tačiau daugelio suprantamos iš naujo ir pritaikomos augančiose profesinėse srityse, ir bus vis labiau ir plačiau pritaikomos ateityje.

Nepamirškime, kad kiekvienas iš mūsų yra unikalus ir šios produktyvumo taisyklės gali neveikti kiekvienam darbuotojui kiekvienoje įmonėje, kiekvienoje, rodos, įprastoje darbo aplinkos situacijoje. Tam tikri darbai turi tam tikrus reikalavimus. Bet šios produktyvumo tendencijos tampa vis pastebimesnės ir labiau besikeičiančios, kartu keisdamos ir mūsų požiūrį į patį produktyvumą.

Nepamirškime, kad kiekvienas iš mūsų yra unikalus ir šios produktyvumo taisyklės gali neveikti kiekvienam darbuotojui kiekvienoje įmonėje, kiekvienoje, rodos, įprastoje darbo aplinkos situacijoje.

Neskubėkite – dirbkite labiau susitelkę į pačią užduotį

Senoji mokykla: skubos darbas. Senasis produktyvumas mokė mus mažiau svarbias užduotis atlikti paprasčiau, tarsi mašinai, nekreipiant dėmesio į detales, ir skubėti prie kitų darbų. Kaip kiekviena užduotis tėra tik įprastas dalykėlis, kurį reikia atlikti, ir kuo jų daugiau atliekame, tuo geriau. Greitis ir kuo daugiau atliktų užduočių yra vienintelis prioritetas. Kiek užduočių galite atlikti kasdien?

Produktyvumas 2.0: gilus susitelkimas. Naujas darbuotojas nėra apsėstas minties viską atlikti kuo greičiau. Jis leidžia sau neskubėti ir dirbti sau patogiu bei laisvesniu tempu. Jis stengiasi atsikratyti visko, kas gali jį blaškyti, ir taip leidžia sau susitelkti ties pasirinkta užduotimi. Pamažu jis vis labiau užsidega atlikti vis įdomesnes ir svarbesnes užduotis ir pereina į tėkmės (angl. flow) būseną. Tai atveria kelią naujo tipo produktyvumui – tokiam, kuriam svarbi kokybė, kuriam nuostabūs dalykai atliekami intensyviu tempu ir kur atliekant užduotį dalyvauja vidinė motyvacija ir pasitenkinimas užduotimi.

Mažiau planavimo ir įvairių susitikimų – tiesiog pradėkite

Senoji mokykla: labai svarbu viską planuoti. Nesuskaičiuojama galybė susitikimų, itin detalūs planai ir grafikai, kiekvienas žingsnis ir detalė, prieš atliekant bet kokius veiksmus, turi būti kruopščiai suplanuota. Be abejonės, visa tai reiškia, jog visam tam reikėjo laiko. Ir tai buvo normalu, kai pasaulis judėjo lėtesniu tempu.

Produktyvumas 2.0: tiesiog pradėkite. Pamirškite detalų planavimą. Susitikimai dažniausiai tėra laiko švaistymas. Geriau išsiaiškinkite, ko jums reikia pradiniam taškui pasiekti, gaukite ar atlikite tai ir, galiausiai, pradėkite. Ir judėdami į priekį tobulėkite. Iš pradžių dalykai neprivalo būti tobuli. Pavyzdžiui, „Google“ puikia iliustruoja šią minėtą filosofiją – ar jie laukė, kol turės geresnę el. pašto programą nei „Microsoft Outlook“ tam, kad galėtų paleisti „Gmail“? Nė velnio! Jie tiesiog pradėjo nuo mažos vartotojų grupelės ir pagal jų patirtis, pageidavimus bei nusiskundimus siekė tobulinti savo paslaugas, kartu pamažu didindami naudotojų skaičių. Dabar tai viena geriausių el. pašto sistemų pasaulyje. Labai panaši ir „Google Chrome“ istorija – ar jie buvo geresni už „Mozilla Firefox“ pradėję savo veiklą? Ne. (Nors, mano nuomone, jie tikrai buvo geresni už „Internet Explorer“…) Bet galite lažintis, kad jie nesustos ir toliau tobulinti savo paslaugų bei produktų pagal gaunamą vartotojų visame pasaulyje atsaką.

Geriau išsiaiškinkite, ko jums reikia pradiniam taškui pasiekti, gaukite ar atlikite tai ir, galiausiai, pradėkite. Ir judėdami į priekį tobulėkite. Iš pradžių dalykai neprivalo būti tobuli.

Šalin rašymą ranka – ženkite koja kojon su technologijomis

Senoji mokykla: daugybė dokumentacijos. Senasis produktyvus darbuotojas turėjo tonas įvairių blankų bei formų, kurias privalėjo užpildyti tuo pat metu, kai ant jo stalo keliaudavo dar kelios tonos kitų įvairiausių popierėlių. Ir senieji produktyvumo metodai išmokė, kad jis privalo kuo greičiau užpildyti ir sutvarkyti visus dokumentus.

Produktyvumas 2.0: ženkite koja kojon su technologijomis. Daugybė darbuotojų mokosi naudoti kuo mažiau popieriaus ar net jo visiškai atsisakyti. Nes beveik viskas jau skaitmenizuota ir galime naudoti šiandienines technologijas viskam suvaldyti. Žmonės gali pildyti internetines formas vietoj senamadžių popierinių blankų, kol kompiuteriai visus surinktus duomenis siunčia į daugiafunkces duomenų bazes. Nebereikia skenuoti, spausdinti nuotraukų ar dokumentų ir jų siųsti paštu, galiausiai pildyti ar atlikti bet kurią kitą biuro kanceliarijos niuansą. Taip pat vartotojai gali ką nors nusipirkti internete ir jiems tai bus pristatyta prie namų durų, nė negalvojant apie minėtąjį senamadį popierizmą – visa tai atliekama skaitmeniniu būdu. Daugybė mažyčių užduočių, kurias privalėjo atlikti žmogus, dabar automatiškai (ir greitai) atlieka kompiuteriai.

Neatlikinėkite daugybės užduočių vienu metu – turėkite daugybės užduočių projektą ir vieną užduotį

Senoji mokykla: multi-taskingas – produktyvu. Žongliravimas įvairiomis užduotimis parodo, koks iš tiesų produktyvus esate, mini senasis produktyvumo pradžiamokslis. Apie šį multi-taskingą jau rašiau pakankamai, kad patys galėtumėte susivokti, kokia mano nuomonė apie šį metodą.

Produktyvumas 2.0: daugybės užduočių projektas ir viena užduotis. Kol vėl nepradėjau kalbėti apie vienos užduoties svarbą – t. y. susitelkimą tik į vieną užduotį vienu metu, siekiant tapti produktyvesniam – pasakysiu, jog multiprojektas turi puikių galimybių. Sakykime, jūs dirbate prie užduoties Nr. 1 Projekte A ir turėtumėte naudoti minėtąjį susitelkimo tik į šią vieną užduotį (užduotį Nr. 1) metodą. Bet prieš ją baigiant jums gali prireikti kolegos ar vadovo nuomonės ar duomenų tam, kad galėtumėte pereiti prie užduoties Nr. 2. Tokiu atveju, kol laukiate, galite dirbti prie užduoties Nr. 1 kitame projekte (Projekte B), vėl siekdami susitelkti tik į šią vienintelę užduotį. Kai tai baigiate, jums gali reikėti sulaukti kliento arba dar kito kolegos nuomonės, todėl, kol laukiate, galite pradėti dirbti ties dar kitu projektu (Projektu C), o jei jūsų pirmasis kolega ar vadovas jau pateikė reikiamą atsakymą, galite grįžti prie Projekto A. Susitelkimas ties vienintele užduotimi, bet dirbant su skirtingais projektais, išmoko valdyti savo laiką kur kas efektyviau, o tai yra itin naudingas gebėjimas.

Atlikite mažiau, ne daugiau

Senoji mokykla: atlikite daugiau. Vėl ta pati idėja atlikti kuo daugiau per kuo trumpesnį laiką. Geri vadybininkai stengiasi, kad jų darbuotojai būtų kuo produktyvesni. O geri darbuotojai stengiasi atlikti kuo daugiau užduočių.

Produktyvumas 2.0: atlikite mažiau. Daugiau nebūtinai reiškia geriau. Senas mąstymas gali atvesti į akligatvį… Užuot susitelkę ties kokybe, inovatoriškumu ir kūrybingumu, susitelkite ties svarbiais dalykais. Pavyzdžiui, informacinių technologijų situacija: vienas inžinierius gali parašyti tonas įvairiausių programinių kodų, „kepti“ vieną programą po kitos. Kitas inžinierius, susitelkdamas ties viena, išties inovatyvia programa, net parašydamas kur kas mažiau programinio kodo bei programų, susitelkdamas ties viena programa ir paaukodamas jai kur kas daugiau laiko, su ta vienintele programa gali pakeisti visą kompiuterijos industriją. Tai gali laimėti apdovanojimų ir pripažinimą. Tai netgi galėtų tapti pagrindiniu kompanijos pelno šaltiniu, jei tik ši programa taps populiari. Siekite kurti tai, kas keičia pasaulį, darydamas jam ilgalaikį poveikį.

Daugiau nebūtinai reiškia geriau. Senas mąstymas gali atvesti į akligatvį… Užuot susitelkę ties kokybe, inovatoriškumu ir kūrybingumu, susitelkite ties svarbiais dalykais.

Pamirškite organizavimą – naudokite technologijas

Senoji mokykla: būk organizuotas. Produktyvus praeities darbuotojas visada turėjo kelis įvairių dokumentų pilnus stalčius. Taip kruopščiai sutvarkytus, kad niekas niekada nepasimestų. Jis visuomet turėjo savo užrašų knygutę, pilną įvairių kontaktų bei priminimų apie artėjančius susitikimus. Žinoma, jo kompiuteris taip pat itin kruopščiai sutvarkytas: kiekvienas failas turėjo savo aplanką, tas aplankas kitą, šis dar kitą ir t. t. Tai atėmė daugybę laiko, bet juk buvo verta.

Produktyvumas 2.0: pažymėk, archyvuok, ieškok. Su šiuolaikinėmis technologijomis tai nėra būtina. Tik pažymėkite reikiamą failą tam tikru pavadinimu, tuomet jį archyvuokite ir prireikus jį vėl susiraskite per paieškos programą paprasčiausiai pateikę reikalingo failo pavadinimą. Be abejonės, tai sutaupo daugybę laiko, jūsų pastangų ir išvengiame galvos skausmo. O savo išsaugotą laiką galite skirti kitoms svarbioms užduotims.

Iš hierarchijos – į laisvę

Senoji mokykla: hierarchija. Manyti, kad hierarchija yra efektyvu – labai naivu. Be viso to, juk esant diktatūros režimui traukiniai visados atvažiuoja laiku, ar ne? Na, tai galbūt ne visada tiesa. Hierarchijos reikalauja daugybės sprendimų, nuo aukščiausių ir mažiausių hierarchijos sluoksnių, o tam reikia dar didesnio dėmesio, kad šie sluoksniai susikalbėtų tarpusavyje. Žemiausias sluoksnis dažnai yra bejėgis ką nors pakeisti tol, kol aukščiausias sluoksnis nuspręs, kokių veiksmų reikia, bet šis aukščiausias sluoksnis dažnai nežino svarbiausių detalių, gyvybiškai reikalingų minėtiesiems veiksmams, kuriuos atlieka žemiausi hierarchijos sluoksniai. Taigi galiausiai turime itin neefektyvų darbą.

Produktyvumas 2.0: nepriklausomybė, laisvė ir bendradarbiavimas. Hierarchijos – išstumiamos. Vis dažniau kuriama naujesnių organizacijų ir bendradarbiavimo formų. Žmonės vis dažniau dirba kaip nepriklausomi darbuotojai, nesvarbu, ar jie dirbtų įmonėje, ar kaip laisvai samdomi darbuotojai ar konsultantai. Jie gali laisvai pasirinkti norimą darbą bei netrukdomai bendradarbiauti su kitais darbuotojais. Pastarieji yra skatinami kurti sprendimus, darbuotojų bendravimas yra nevaržantis ir efektyvus, o laisvė laisvai pasirinkti norimą darbą žmones daro laimingesnius ir labiau atsidavusius savo mėgstamam darbui.

Dirbkite mažiau valandų, ne daugiau

Senoji mokykla: dirbk daug valandų. Dirbk ilgai ir sunkiai! Būk geriausias darbuotojas! Ir perdek vos pasiekęs ketvirtą dešimtį. Galbūt ilgesnės valandos išaukštins jus vadovo akyse, esant tokiai konkurencijai, kai pastebimi tik tie, kurie dirbo ilgiausiai ir sunkiausiai.

Produktyvumas 2.0: dirbk mažiau valandų. Esant didesnei laisvei, vis daugiau darbuotojų suvokia, jog darbas nėra atsakymas į viską, todėl kur kas svarbiau būti laimingam, atlikti svarbias bei reikšmingas užduotis ir turėti laisvę būti kūrybiškam ir inovatyviam užuot atidavus viską, ką turi, tam, kas tau visiškai nerūpi. Būtent todėl vis daugiau žmonių dirba iš namų. Vis daugiau žmonių dirba lanksčiu grafiku, dirba anksti ir išeina anksti arba dirba vėlai ir išeina vėlai. Daug žmonių leidžia sau prisnūsti vidurdienį, kai įprastai jų produktyvumas prigęsta, ir atsikelia pasiruošę antrajam produktyviam raundui. Vis daugiau žmonių riboja savo darbo valandas suvokdami, kad šios darbo valandų lubos skatina juos efektyviau išnaudoti likusį trumpą darbo laiką.

Autorius: Leo Babauta, Productivity 2.0: How the New Rules of Work Are Changing the Game

Vertė Dovydas Pocevičius, redagavo Justina K., paruošė Janina D.

Iliustracijos naudojamos su CC0 licencija, straipsnis nėra ribojamas autorinių teisių.

Veiklioji Lūšis

NORITE IŠMOKTI PRODUKTYVIAU DIRBTI IR ILSĖTIS?

Susipažinti su Lūšimi