Šią akimirką dirbate su dviem projektais, o vadovas jums paskiria naujų užduočių. Kol kalbate telefonu, gaunate tris naujus el. laiškus. Stengiatės išeiti laiku, kad pakeliui namo spėtumėte užbėgti į parduotuvėlę ko nors vakarienei. Jūsų telefonas išsikrauna, bendradarbis sustabdo ir prašo informacijos, o tuo tarpu jūsų pašto dėžutėje yra per 100 neperskaitytų žinučių. Užduotimis žongliruojate taip greit, lyg būtumėte patyręs cirko artistas. Sveika, barbe devyndarbe!
Šiame greitų technologijų amžiuje mus spaudžia informacijos perteklius ir laiko trūkumas. Iš dalies dėl šios priežasties informaciniame pasaulyje labai populiari GTD – tai greitų sprendimų sistema, gyvenimiškus poreikius sudėliojanti į eilę. Tačiau kartais turime atlikti tiek daug dalykų, kad net ši sistema pradeda byrėti.
„Life Hack“ neseniai parašė gerą straipsnį apie daugdarbystę (angl. multitasking). Jame atskleidžiama šio reiškinio prigimtis ir pasakojama, kaip koncentruotis į vieną užduotį kartu darant ir kitas.
Šis straipsnis yra apie tai, kaip nustoti daryti kelis darbus vienu metu. Tai gairės, nusakančios, kaip dirbti, kad psichinei sveikatai būtų kuo paprasčiau. Iš pradžių pateikiame kelias priežastis, kodėl neverta užsiimti daugdarbyste:
1. Tai mažiau efektyvu, nes kitai užduočiai reikalinga kita informacija, o paskui turite vėl sugrįžti prie ankstesnės užduoties.
2. Tai sudėtingiau, keliama daugiau streso ir padaroma daugiau klaidų.
3. Tai gali būti beprotiška. Šiame chaotiškame pasaulyje dirbame nerimastingoje aplinkoje ir turime joje surasti šiek tiek ramybės ir normalaus ritmo.
Tad štai keli patarimai, kaip nustoti dirbti daug darbų vienu metu:
1. Sudarykite darbų sąrašą skirtingoms sritims (pvz., skambučiai, kompiuteris, pavedimai, namai, nukėlimas ir t. t.), atsižvelgiami į savo situaciją.
2. Turėkite užrašinę, kurioje žymėtumėte darbus, kuriuos reikia tuoj pat atlikti.
3. Turėkite kelias konkrečias vietas, kuriose laikytumėte visą jus pasiekiančią informaciją. Vienoje dėžutėje – popierinės versijos, kitoje – el. informacija.
4. Dirbkite intervalais. Tarp intervalų palikite tarpų skubioms neplanuotoms užduotims. Išbandykite vienos valandos ar pusvalandžio intervalus, atsižvelgdami į darbo pobūdį. Galite išbandyti ir mūsų variantą: 40 minučių skirkite planuotoms veikloms ir 20 minučių – neplanuotiems darbams.
5. Ryte iš pat pradžių atlikite pačias svarbiausias užduotis. Nedarykite nieko kito, kol neatlikote pačios svarbiausios užduoties. Trumpai pailsėkite ir atlikite kitą svarbią užduotį. Jei iš ryto padarysite 2–3 pačius svarbiausius darbus, likusi dienos dalis bus nesunkiai įveikiama.
6. Dirbdami intervalais išjunkite viską, kas gali jums trukdyti. Jei įmanoma, išjunkite el. paštą ir internetą. Išjunkite mobilųjį telefoną. Jei galite, neatsiliepkite į telefono skambučius. Susikaupkite ir pasistenkite užduotį atlikti negalvodami apie likusius darbus.
7. Jei nekantraujate patikrinti el. paštą ar imtis kitos užduoties, sustokite. Giliai įkvėpkite. Grįžkite prie užduoties.
8. Jei dirbdami gaunate naujų užduočių ar informacijos, padėkite visa tai į dėžutę ar pasižymėkite užrašų knygelėje. Sugrįžkite prie pradėtos užduoties.
9. Baigę užduotį ar jos dalį pažymėkite tai savo užrašinėje ar el. pašte, pridėdami papildomų užduočių. Jei reikia, keiskite užduočių atlikimo grafikus. Reguliariai nustatytais terminais peržiūrėkite savo užrašinę ir kitas užduočių tvarkykles.
10. Būna situacijų, kai naujos neplanuotos užduotys yra tokios skubios, kad jų negalima nukelti, kol baigsite savo planuotą užduotį. Tokiu atveju, jei turite laiko, pasižymėkite vietą, ties kuria dirbate. Visus su šia užduotimi susijusius dokumentus ir užrašus padėkite į atskirą vietą (darbų ar projektų aplanką). Vėliau, sugrįžę prie užduoties ir peržiūrėję informaciją, pamatysite, kur esate ir kiek liko padaryti.
11. Retkarčiais keliskart giliai įkvėpkite, pasirąžykite ir darykite pertraukėlės. Džiaukitės gyvenimu. Išeikite į lauką, pajauskite gamtą. Išlikite blaivaus proto.
Autorius: Leo Babauta, How NOT to Multitask – Work Simpler and Saner
Vertė Danguolė Muzikevičiūtė, redagavo Justina K. T., paruošė Janina D. Iliustracijos naudojamos su CC0 licencija, straipsnis nėra ribojamas autorinių teisių.
